Conosciuti anche come documenti di trasporto, i documenti di spedizione sono documenti legali che vengono utilizzati nel processo di trasporto di merci da un luogo a un altro. I documenti per la spedizione sono necessari per il trasporto legale di merci in ambienti domestici così come con spedizioni internazionali di tutti i tipi. I documenti esatti richiesti per gestire la spedizione e la consegna delle merci varieranno, in base alle normative e agli standard che si applicano sia al punto di partenza per la spedizione che alla destinazione, nonché a qualsiasi punto intermedio in cui le merci devono essere registrate e ispezionate.
Uno dei documenti di spedizione più basilari è la polizza di carico. Utilizzato nelle spedizioni nazionali e internazionali, questo documento viene spesso rilasciato dal vettore o da un agente del vettore. In alcune nazioni, il mittente può preparare la polizza di carico in anticipo, purché il documento sia conforme sia alle normative nazionali di spedizione che agli standard del vettore. Sebbene i dettagli contenuti nel documento possano variare, la maggior parte identificherà il mittente e il destinatario, fornendo le informazioni di contatto di base per entrambe le parti. Viene inoltre fornita una descrizione delle merci incluse nella spedizione, insieme alle quantità di ciascuna merce all'interno della spedizione e al peso totale della spedizione. I corrieri solitamente includono i dati relativi al ritiro della spedizione, la data di consegna prevista e le informazioni relative alle spese di spedizione, incluso se tali spese sono prepagate o incassate.
La lista di imballaggio è un altro esempio dei documenti di spedizione di base che vengono abitualmente inclusi nei documenti che accompagnano una spedizione. Questo documento serve spesso come mezzo per il destinatario per verificare che gli articoli identificati sulla polizza di carico siano effettivamente consegnati al destinatario. Le politiche di alcuni reparti di spedizione e ricezione richiedono che possano essere accettate solo le spedizioni accompagnate da una bolla di accompagnamento o da una distinta.
Con le spedizioni internazionali, ci sono molti altri tipi di documenti di spedizione che potrebbero essere necessari. Un certificato di origine stabilisce dove ha avuto origine la spedizione e chi era responsabile della preparazione delle merci per la spedizione. Un certificato assicurativo documenta la copertura acquisita per proteggere la spedizione in rotta, tutelando efficacemente gli interessi sia dello spedizioniere che del destinatario. I documenti doganali sono necessari per consentire alla merce di lasciare il Paese di origine e per essere ricevuta nel Paese di residenza del destinatario. Se la spedizione deve attraversare più nazioni lungo il percorso, i documenti doganali devono soddisfare gli standard imposti da ogni porto o punto di sosta lungo il percorso.
I documenti di spedizione sono importanti per proteggere tutte le parti coinvolte nel processo di spedizione. Rispettando le normative di spedizione applicabili, è possibile garantire che gli ordini siano corretti, vengano consegnati in tempo, siano imballati in modo conforme agli standard di spedizione e che le tariffe addebitate per il processo di spedizione stesso siano compatibili con eventuali contratti esistenti tra il mittente e il vettore. Quando uno qualsiasi dei documenti di spedizione richiesti dalla legge non è preparato correttamente, c'è una reale possibilità che la spedizione venga respinta fino a quando gli errori non saranno corretti o i documenti sostitutivi non saranno preparati e inoltrati al luogo in cui la spedizione è temporaneamente immagazzinata.
